Bautechnische Kenntnisse und die Zusammenarbeit mit Bausachverständigen, Architekten und Ingenieurbüros gewinnen zunehmend an Bedeutung – dies um so mehr, je mehr die Wohnanlagen „in die Jahre kommen“. Auch die juristische Seite der Verwaltungsarbeit muss dem Verwalter geläufig sein, Hier geht es um die ständig zunehmenden Auswirkungen von gerichtlichen Entscheidungen und gesetzlichen Neuerungen auf die tägliche Verwaltungsarbeit.

Schließlich wird erwartet, dass der Verwalter kaufmännisches Wissen hat, dass eine ordnungsgemäße Buchhaltung gewährleistet ist, dass Hausmeister und Putzhilfen bei der Berufsgenossenschaft gegen Unfall versichert sind, dass die Sozialabgaben der Mini-Jobber angemeldet und pünktlich bezahlt werden …etc.

Die folgende Aufstellung soll Ihnen einen Überblick über die von der Verwaltung zu übernehmenden Dienstleistungen geben; zur besseren Übersichtlichkeit ist die Aufstellung in drei Komplexe unterteilt:

1. Kaufmännische Verwaltungsarbeiten

• Einziehen / Überwachen / Anmahnen der laufenden Hausgeldzahlungen
• Fristgerechte Bezahlung aller Handwerker- und Lieferantenrechnungen, Versicherungsbeiträge, Steuern, und sonstigen Fälligkeiten. Vorherige Rechnungsprüfung auf sachliche und rechnerische Richtigkeit.
• Abwicklung des Zahlungsverkehr über ein separates Girokonto der Eigentümergemeinschaft
• Verwaltung der Instandhaltungsrücklage (Betreuung der nicht spekulativen Geldanlagen durch Kundenberater innerhalb des Vermögenscenters der Sparkasse KölnBonn)
• Erstellen der Hausgeldabrechnungen einschließlich Bescheinigung über Haushaltsnahe Dienstleistungen
• Erstellen der Wirtschaftspläne
• Übernahme aller sonstigen, für die ordnungsgemäße Bewirtschaftung des Hauses notwendigen Ausgaben
• Korrekte Heizkostenzusammenstellung und termingerechte Weiterleitung an die beauftragte Wärmemessfirma

2. Überwachende, planerische und organisatorische Verwaltungsarbeiten

• Regelmäßige Begehung des Objekts
• Vergabe der notwendigen Reparaturaufträge. Vorherige Einholung von Vergleichsangeboten
• Terminliche Koordinierung zwischen Handwerkern und Eigentümern bzw. Mietern
• Ausarbeiten von Sanierungsvorschlägen zur Werterhaltung des Hauses; falls gewünscht unter Hinzuziehung von Architekten und Ingenieurbüros
• Überwachung der Treppenhausreinigung, der Gartenpflege und des Winterdienstes. Ggf. Einstellen von Hausmeistern und Putzhilfen
• Überwachung der Wartung aller technischen Betriebseinrichtungen wie Heizungen, Aufzüge, Rauchabzugsanlagen, Feuerlöscher, Entkalkungsgeräte etc.
• Komplette Abwicklung von Versicherungsschäden (Haftpflicht-, Feuer-, Sturm- und Leitungswasserschäden)
• Bestellung von Heizöl

3. Sonstige Verwaltungsarbeiten

• Einberufung / Organisation / Durchführung der Eigentümerversammlungen
• Protokollführung bei den Versammlungen
• Umsetzung der Beschlüsse der Eigentümerversammlung
• Vertretung der Eigentümergemeinschaft gegenüber Behörden, Versicherungen und Rechtsanwälten
• Sammlung und Aufbewahrung aller Originalbelege und sonstiger Unterlagen ( Verträge, Versicherungspolicen, Baupläne, Protokolle etc. )